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会议室实时空闲信息可视化

日本GVA法律事务所,导入VACAN解决会议室预约与使用时的差异问题

有效管理因会议室与面谈时间增加所需的人力和时间

  • 导入公司:GVA法律事务所
  • 导入地点:东京都涩谷区
  • 导入服务:VACAN(会议室空满信息发布)
  • 会议室数:5
  • 使用会议室的成员数:24名

GVA法律事务所的会议室,不仅要实现谈话内容的保密性,更不能透露商谈者的信息。因此,会议室位于远离业务室的地方。为保全隐密性、各个会议室的门上没有设置小窗,更有良好隔音功效,所以只要一关上门,无论怎么仔细听也无法判别是否有人使用。

先前的办公室僅有2间会议室,律师也只有7、8位左右,在使用情況的掌握較為簡單,但搬迁后的事务所里有大约24位律师,使用5间会议室。会议室用来进行会议、面试、学习研讨会等等用途多样。

随着律师人数的增加,商谈或临时会议需求也提高,因此GVA法律事务所导入实时便利把握会议室使用状况的VACAN服务。

大幅降低会议延长或预约调整所造成的误闯或其他意外事件产生,也帮助提高了员工的工作效率。

我们采访了推动导入VACAN服务的小名木俊太郎律师,以下为反馈内容:

导入目的

  • 有效管理因会议室与面谈时间增加所需的人力和时间
  • 减少业务室和会议室的来去次数,提高员工的工作效率
  • 減少误入会议室的情况,提高作为法律事务所的可靠度
  • 想解决使用Google日历预约会议室与实际使用的差異問題
  • 有效管理:會議、使用人數、臨時變更等問題

决定导入的关键

  • 随时随地轻鬆获知实时空闲情况
  • 不需要设置大型机械
  • VACAN系统只需点击网络链接,任何人都可以轻松使用

效果

  • 作为日常使用的管理工具,实现会议室的有效使用
  • 把业务室和会议室之间的往返次数降低
  • 不因会议时间调整而导致误闯等等情况
  • Google日历系统和VACAN的实时空闲信息可视化结合使用,实现会议室科学管理
  • 能迅速应对会议室的变更或临时商谈,在客人到来之前准备好会议

導入VACAN後,能事先确认会议室空闲情況,再进行准备。避免了往來奔波的時間、人力耗損,更能获取会议室使用率的数据。

—— 推荐會議室與會亦較多的企業使用VACAN平台系統——

尤其是来访者、会议室多的机关或会议室在不同楼层的企业,我认为VACAN能派上用场。

想了解会议室的空闲信息导览,请联系我们

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