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有效管理因会议室与面谈时间增加
所需的人力和时间

- 导入公司:GVA法律事务所
- 导入地点:东京都涩谷区
- 导入服务:VACAN(会议室空满信息发布)
- 会议室数:5
- 使用会议室的成员数:24名

GVA法律事务所的会议室,不仅要实现谈话内容的保密性,更不能透露商谈者的信息。因此,会议室位于远离业务室的地方。为保全隐密性、各个会议室的门上没有设置小窗,更有良好隔音功效,所以只要一关上门,无论怎么仔细听也无法判别是否有人使用。
先前的办公室僅有2间会议室,律师也只有7、8位左右,在使用情況的掌握較為簡單,但搬迁后的事务所里有大约24位律师,使用5间会议室。会议室用来进行会议、面试、学习研讨会等等用途多样。
随着律师人数的增加,商谈或临时会议需求也提高,因此GVA法律事务所导入实时便利把握会议室使用状况的VACAN服务。
大幅降低会议延长或预约调整所造成的误闯或其他意外事件产生,也帮助提高了员工的工作效率。
我们采访了推动导入VACAN服务的小名木俊太郎律师,以下为反馈内容:

导入目的
- 有效管理因会议室与面谈时间增加所需的人力和时间
- 减少业务室和会议室的来去次数,提高员工的工作效率
- 減少误入会议室的情况,提高作为法律事务所的可靠度
- 想解决使用Google日历预约会议室与实际使用的差異問題
- 有效管理:會議、使用人數、臨時變更等問題
决定导入的关键
- 随时随地轻鬆获知实时空闲情况
- 不需要设置大型机械
- VACAN系统只需点击网络链接,任何人都可以轻松使用
效果
- 作为日常使用的管理工具,实现会议室的有效使用
- 把业务室和会议室之间的往返次数降低
- 不因会议时间调整而导致误闯等等情况
- Google日历系统和VACAN的实时空闲信息可视化结合使用,实现会议室科学管理
- 能迅速应对会议室的变更或临时商谈,在客人到来之前准备好会议

導入VACAN後,能事先确认会议室空闲情況,再进行准备。避免了往來奔波的時間、人力耗損,更能获取会议室使用率的数据。
— 推荐會議室與會亦較多的企業使用VACAN平台系統—
尤其是来访者、会议室多的机关或会议室在不同楼层的企业,我认为VACAN能派上用场。
想了解会议室的空闲信息导览,请联系我们。